Vous avez avez pris la décision de commencer en générant toutes vos factures manuellement? Maintenant, vous prenez conscience à quel point ces tâches répétitives vous prennent du temps et vous envisagez de faire l’acquisition d’un logiciel de facturation pour votre agences de voyages. Voici 6 éléments clés à considérer pour bien choisir votre logiciel de facturation pour agence de voyages.

Langue des factures

Tout d’abord, votre législation locale vous impose probablement d’émettre des factures dans la(les) langue(s) officielle(s) du pays où vous exercez vos activités. Par conséquent, même si le logiciel que vous projetez d’implanter est seulement offert en anglais, assurez qu’il vous permette d’émettre les factures (et les autres documents tels que devis, itinéraires…) dans la langue requise pour être en conformité avec la législation en vigueur.

Dénominations légales

Dépendamment du pays dans lequel vous évoluez, les lois en vigueur vous obligent à avoir certaines mentions obligatoires sur vos factures. Il est essentiel de vous assurer que le logiciel utilisé permettra de configurer vos factures en respectant la conformité aux lois qui s’appliquent.

Devises

Bien évidemment, vous souhaitez être en mesure d’émettre des factures dans la devise locale. Parfois, en particulier si vous avez des activités de grossiste et que vous revendez vos propres produits à d’autres agences de voyages, vous devrez même pouvoir acheter dans une devise et revendre dans une autre. Il est donc nécessaire de valider que  le système sélectionné apporte la possibilité de configurer vos devises en fonction de vos besoins.

Taxes

La logique des taxes peut énormément varier d’un pays à un autre. Sur certains territoires, vous pouvez avoir par exemple un seul palier de taxe; dans d’autres, il peut en avoir plusieurs. Les taxes peuvent être calculées différemment s’il s’agit d’un produit ou d’un frais de service. Parfois, des règles différentes peuvent s’appliquer en fonction de la zone géographique relative à votre client voire même dans certains cas, en fonction du lieu de votre fournisseur voyage. Bref, votre de logiciel de facturation devra vous apporter toute la flexibilité nécessaire en fonction de la loi applicable sur le territoire de votre agence de voyages.

Intégration avec le GDS

L’émission de la facture est toujours occasionnée suite à une réservation de voyages. Il est donc préférable de vous assurer que le GDS ou l’engin de réservation que vous utilisez soit intégré avec le système de facturation que vous utiliserez. Si ce n’est pas le cas, vous aurez à effectuer des double-saisies inutiles qui occasionneront perte de temps et risques d’erreur.

Interface avec la comptabilité

L’émission d’une facture entraîne par définition dans une suite logique la création d’un montant à payer à un fournisseur et celle d’un montant à recevoir auprès d’un client avec une commission à recevoir du fournisseur voyages. Idéalement, vous ne souhaitez pas avoir à gérer manuellement le suivi comptable de toutes ces opérations. Un bon outil de facturation sera aussi totalement intégré avec la logique comptable en arrière pour vous faire sauver du temps dans vos opérations comptables à vous ou à votre comptable externe.

En conclusion, le logiciel de facturation pour agences de voyages que vous choisirez devra maximiser vos tâches administratives au niveau réservation, facturation et comptabilité tout en vous permettant de respecter la législation en vigueur sur votre territoire.

Bon succès dans vos affaires!

Source: Lionel Lebreton, PC Voyages