Selon la réunion internationale pour les prévisions de 2016 d’American Express Meetings & Events («les prévisions»), la tendance positive de l’économie et l’expansion mondiale des entreprises contribueront à la croissance de l’industrie des réunions en 2016. 

Suivant une année où les capacités ont été augmentées, où l’intérêt sur le souci de la conformité est accru et où la nécessité de gérer des risques lors de tous types de réunions est grandissante, les organisateurs de réunions devraient augmenter leur budget l’an prochain. En retour, les hôtels devraient accroître leurs capacités dans les villes importantes, mais les délais d’exécutions restent serrés. Les organisateurs qui sont capables de prévoir plus tôt ont les meilleures chances de réserver les dates et lieux de leur premier choix. Les prévisions de 2016 jettent aussi un regard sur l’utilisation de médias mobiles et sociaux pour les évènements; ces trois champs devraient continuer de façonner l’industrie des réunions en 2016.

« La résurgence des réunions et évènements ces dernières années a permis aux professionnels en organisation de réunions de démontrer les fortes valeurs que les réunions en personne continuent d’offrir mondialement », affirmait M. Issa Jouaneh, vice-président directeur et directeur général d’American Express Meetings & Events. « Nos clients reconnaissent la valeur des interactions et cherchent les occasions d’engager, de féliciter et de bâtir des expériences significatives pour leurs employés par leurs programmes de gestion. Parallèlement, nous avons vu nos clients placer aussi un plus grand intérêt sur la conformité en concevant leurs programmes pour rejoindre les besoins évolutifs des organisateurs de réunions en assurant les responsabilités et la discipline de leurs programmes ».

En Amérique du Nord, la tendance pour 2016 est à l’augmentation soutenue de tous les types de réunions dans la région, avec des activités telles que vues en 2015. La formation et les réunions internes devraient poursuivre leur forte croissance, davantage que n’importe quel autre type de réunion. Comme le nombre de réunions devrait augmenter, il en va de même pour les participants. Suivant la récente croissance économique, les entreprises recadrent leurs réunions autour de leurs employés en planifiant de nombreux incitatifs ainsi que des évènements spéciaux. Cependant, les organisateurs de réunions mettent aussi en œuvre des processus pour garantir que les bonnes personnes assistent aux réunions, pour maximiser les retours sur les coûts des réunions et augmenter la conformité. Même si les répondants sont optimistes quant à la croissance, la durée des réunions devrait rester inchangée en 2016. Si les dépenses devraient généralement augmenter, marquant la plus grande prévision d’augmentation en trois ans, les budgets restent quant à eux fortement contrôlés. Les organisateurs de réunions augmentent les dépenses par participant uniquement lorsque justifié.

Ci-dessous, l’état des prévisions clefs de 2016 basé sur un sondage complété par des professionnels en réunion dans chaque région.

Les prévisions révèlent que les meilleures destinations pour les réunions restent similaires à 2015, malgré quelques changements mineurs dans les régions. En Amérique du Nord, Chicago en Illinois a glissé en deuxième position cette année, alors qu’Orlando en Floride a pris la première place des destinations de choix selon les organisateurs de réunions. Las Vegas au Nevada; San Diego en Californie; et Atlanta en Géorgie se situent encore dans les cinq meilleures destinations de réunions en Amérique du Nord pour une troisième année consécutive. En Amérique du Sud et du Centre, la demande pour  les grandes villes persiste avec Rio de Janeiro au Brésil, et Riviera Maya/Cancun au Mexique, lesquelles demeurent les deux meilleures destinations de réunions et d’évènements pour une troisième année de suite. En Europe, Londres en Grande-Bretagne et Paris en France maintiennent leur rang de l’an dernier, alors qu’Amsterdam au Pays-Bas a détrôné Barcelone en Espagne, pour prendre le troisième rang. Du côté de l’Asie-Pacifique, Singapour conserve son premier rang, tandis que Shanghai en Chine et Hong Kong/Macau ont inversé leurs rangs. Beijing s’est pour sa part taillé une place dans la liste en se hissant au quatrième rang, reléguant ainsi Sydney au cinquième rang et retirant Bali de la liste.

Dans toutes les régions, les répondants au sondage ont indiqué que le nombre de réunions devrait augmenter en 2016 comparativement à 2015.

Les participants aux prévisions ont fourni un aperçu de plusieurs sujets demeurant en tête des préoccupations pour la planification des réunions et évènements en 2016. Les points d’intérêts de 2016 sont :

• Applications mobiles et évènements technologiques – Puisque le rôle de la technologie et des applications mobiles poursuit sa croissance selon les professionnels en organisation de réunions, les prévisions, en collaboration avec les aperçus de DoubleDutch, un fournisseur d’analyse de performance et d’application mobile, ont analysé comment ces technologies évoluent et de quelle façon les organisateurs de réunions peuvent maximiser leur utilisation pour atteindre les résultats souhaités, incluant une augmentation de l’engagement des participants et une meilleure efficacité de l’évènement. À l’ère numérique, les organisateurs de réunions ont l’occasion de capitaliser les désirs des participants pour ce type de technologie par des solutions numériques et des applications mobiles.

• Tenir compte de la conformité – La conformité aux règlements reste un point critique pour les entreprises dans le monde; les activités de réunions peuvent poser un risque et les pénalités sont significatives. De façon plus particulière, les organismes de réglementation gouvernementaux se concentrent sur les responsabilités individuelles et la conduite des directeurs des entreprises lors des incidents de non-conformité, résultant en de sévères conséquences pour les individus et les entreprises. Dans les lieux de réunions et évènements, les plus importants risques de non-conformité sont reliés au paiement de la réunion, aux dépenses et à la rédaction de rapport, ainsi qu’à la gestion des informations personnelles (IP) des participants. Pour minimiser et éviter de tels risques, l’organisation doit établir un contrôle interne approprié de ses milieux d’activité. Une façon de faire est d’ajouter du personnel sur le lieu de réunion pour superviser la présence des participants et ainsi faciliter la transparence.

• Programmes et évènements incitatifs – La génération du millénaire continue de jouer un rôle significatif pour façonner les voyages incitatifs d’aujourd’hui. Certaines entreprises ont reconnu l’importance de collaborer avec ces employés et d’avoir recours à des programmes spécifiquement conçus et exécutés pour motiver, reconnaître et féliciter les post-boomers par des voyages d’immersion culturelle. Le choix et la personnalisation sont des thèmes importants pour concevoir une expérience de voyage qui inspire et motive ces employés. En collaboration avec Prevue Magazine, les prévisions explorent cinq composantes importantes d’un voyage incitatif, incluant une sélection de destinations, de propriétés, d’aliments et de boissons, ainsi que de divertissements et cadeaux.

Les résultats des prévisions sont basés sur une étude exhaustive. Vous pouvez accéder au rapport complet ici.

(Source: American Express Meetings & Events)