Un texte proposé par Lynda Sinclair, Vice-présidente principale du segment loisirs de Vision Travel Solutions. Lynda, compte plus de 30 ans d’expérience dans l’industrie du tourisme de détail au Canada, déclare qu’elle «vit et respire ce qui se passe en première ligne».

30 septembre 2019 – Tout d’abord, autant dire toute la vérité. Mon bureau n’est pas aussi bien rangé qu’il pourrait l’être. Mais dans notre métier, il est difficile de ne pas avoir de désordre sur notre bureau. Les cartes d’affaires… les dossiers des clients… les brochures etc…

Cette année marque un nouveau départ. Septembre est un mois aussi propice que le mois de Janvier pour prendre des résolutions, non? Ma résolution est d’avoir un espace de travail plus propre et plus professionnel. Moins de désordre signifie moins de stress, et, je pense, une attitude plus professionnelle.

La semaine dernière, j’ai fait un grand nettoyage de mon bureau. Je me sentais tellement plus légère, tout était propre, je pouvais mieux hiérarchiser les choses. Quelle merveilleuse sensation!

Afin d’avoir des conseils d’expert j’ai contacté Kathleen O’Brien, directrice de How It Stacks Up, une organisatrice professionnelle canadienne qui a travaillé avec énormément de clients dont des conseillers en voyages.

“Le plus grand défi est de faire en sorte que les gens abandonnent les choses qu’ils n’utilisent plus”, dit-elle. “Le but principal est de n’avoir sur votre bureau que ce dont vous avez besoin dans l’immédiat.”

Comment mieux s’organiser?

La spécialiste nous a fait d’excellentes suggestions sur les défis propres à l’industrie du voyage.

Vos brochures:

Conservez vos dossiers actuels dans des boites de classement que vous pouvez étiqueter. N’oubliez pas de jeter celles qui ne sont plus d’actualité!

Les dossiers de vos clients:

Jetez un coup d’œil aux trieuses – comme celle de Staples ci-dessous. En indiquant le nom du client (et peut-être la date de départ et/ou la destination), les dossiers des clients actuels seront accessibles en un coup d’œil.

Les cartes d’affaires:

Elles sont utiles, mais aujourd’hui, il existe de meilleures façons pour s’organiser. Kathleen O’Brien recommande l’application Camcard. Non seulement elle scanne les cartes d’affaires dans votre cellulaire, mais vous pouvez ajouter des détails et les stocker selon vos propres catégories, par exemple, Hôteliers, Escapades week-end, Services Limo, etc.

Les cadeaux et les articles promotionnels:

Qu’il s’agisse des vôtres ou de celles de vos fournisseurs, rangez-les dans une boîte en plastique transparente, munie d’un couvercle, pour en faciliter la consultation et l’accès. Et utilisez-les! Transmettez-les à vos clients, qui apprécieront des petites attentions.

“Se débarrasser du désordre ne vous rend pas seulement plus efficace, ça élimine aussi le stress et l’anxiété “, me confie Kathleen O’Brien. “J’ai eu des clients avec les larmes aux yeux lorsqu’ils ont vu comment j’avais réorganisé leur espace de travail”.

Si vous êtes prêts pour dire adieu au désordre, vous pouvez joindre Kathleen O’Brien sur  howitstacksup.com. Kathleen est basée à Toronto, mais si vous êtes dans une autre région, elle est membre d’une association nationale d’organisateurs professionnels et sera très heureuse de vous diriger vers d’autres organismes partout dans le pays.

Lynda Sinclair