Le temps des fêtes se termine et vous faîtes déjà un peu d’anxiété de votre retour de vacances au bureau. Aurez-vous, cette année encore, une avalanche de courriels? Avant de craquer et d’en effacer plusieurs, épuisé d’avance par leur grand nombre, voici quelques suggestions qui vous feront gagner temps et sérénité pour bien recommencer et débuter l’année.
1. Triez les messages sur lesquels vous êtes en copie
Triez vos courriels par sujet. Cette méthode vous permet de voir en coup d’oeil si vous avez été copié sur plusieurs échanges de courriels (parfois des dizaines). Est-ce vraiment nécessaire de tous les lire? Ouvrez le premier courriel et défilez les échanges. Vous observez que plusieurs allers et retours ont été effectués, qu’aucune pièce jointe n’est attaché à ces courriels. Vous pouvez donc effacer les 10 autres sur le même sujet!
2. Classez les messages par ordre d’importance
Pour se faire, il vous suffit de classer les messages reçus par ordre d’importance:
- Ce qui est indispensable et urgent
- Ce qui est non indispensable et non urgent
- Ce qui ne relève pas de vous
- Ce qui est important et demande du temps pour être traité
3. Bannissez les infolettres inutiles
Là encore, le tri des infolettres s’impose. Celles que vous prendrez le temps de lire ? Celles qui sont redondantes ? N’hésitez pas à cliquer sur la fonction « se désinscrire ».
4. Ne rédigez pas des romans
Lorsque vous répondez à un message, restez bref et concis. La messagerie n’est pas faite pour les longs discours. Si les échanges de mails s’étirent, prenez le téléphone, et clarifiez, si besoin, un dossier ou un problème particulier de vive voix. La communication verbale vous fera gagner de précieuses minutes.
5. Accusez réception et donnez un délai
Prenez le temps d’accuser réception pour les messages méritant un traitement approfondi ou un temps de réflexion, en indiquant à votre interlocuteur le délai de votre réponse. Le respect des bons usages contribue à la diminution des courriels, puisque cela évite les relances. En planifiant sa réponse, on ne perd pas de temps en traitant plusieurs fois le même message.
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(Source: Marine Kaysen)
