Combien de temps passez-vous par jour à la gestion de vos courriels? Entre leurs lectures, la préparation de leurs réponses, leurs classements! Et avez-vous remarqué que plus vous y répondez vite, plus les réponses fusent et ainsi de suite, sans jamais s’arrêter?! Selon le poste occupé dans l’organisation, un professionnel recevrait en moyenne plus de 100 courriels par jour et y consacrerait jusqu’à deux heures par jour. Sans parler de nos sessions de travail perturbées par le « pop-up » du courriel, qui rentrerait, soit dit en passant, toutes les dix minutes.

Mais comment nous sommes-nous laissés envahir par ce nouvel outil?

Lorsque les courriels ont fait leurs apparitions dans notre environnement professionnel, il s’agissait d’une véritable révolution. Quel gain de temps! Il permettait d’échanger rapidement de l’information, de communiquer instantanément et d’envoyer des documents plus facilement sans avoir à se lever pour aller télécopier ou scanner son document. Aujourd’hui, comme nous le disions en introduction, les courriels fusent et, tous et chacun, attendons des réponses rapides et efficaces.

Et la communication interne dans tout cela?

Alors que votre collaborateur est à quelques pas, vous optez pour un courriel pour communiquer avec lui. Ne regrettez-vous pas le temps ou ce dernier venait dans l’entre porte de votre bureau vous parler quelques minutes avant d’aborder le sujet qui l’avait amené jusqu’à vous? Non seulement nous perdons l’humanité du contact, mais nos messages pourraient être mal interprétés. Cela nous est tous arrivé…des phrases trop courtes conjuguées à une ponctuation mal placée et notre message se transforme en « guerre déclarée ».

Quelques astuces pour rééquilibrer le tout :

Ne pas se méprendre, les courriels sont indispensables et sont d’une utilité incroyable mais quelques gestes pourraient faire la différence dans votre quotidien et celui de votre entourage professionnel (et personnel).

Idées pour les gestionnaires :

• privilégier les « open-spaces » pour favoriser les échanges de vive voix
• instaurer une demi-journée ou une heure par semaine « sans courriels »
• bloquer l’entrée de courriels entre 19h et 6h
• sensibiliser les collaborateurs aux contacts humains ou à un appel téléphonique pour la discussion de certains sujets, dont vous pourriez donner quelques exemples. Ne pas hésitez à rappeler qu’un courriel qui requiert plus de 3 échanges, n’était peut-être pas le moyen de communication le plus approprié.

Idées pour tous :

• Aménager son emploi du temps pour définir des plages horaires dédiées à la gestion des courriels; pourquoi pas, une le matin et une en après-midi par bloc de deux heures. Ainsi, vous pourrez vous consacrer pleinement à vos projets, sessions de travail, réunions et suivis.
• Fermer vos courriels hors de ces plages horaires pour ne pas vous laisser déconcentrer. Il existe d’ailleurs un moyen de désactiver la réception de courriels. En la réactivant, ils apparaîtront tous rapidement.
• Organiser la gestion des réponses. Privilégiez, en premier lieux, ceux qui ne nécessitent que des réponses simples. Dans un second temps, glissez dans un dossier ceux qui peuvent être lus ultérieurement. Et enfin, consacrez vous à ceux qui méritent toute votre attention.
• Se demander si la personne en copie conforme mérite vraiment sa place dans la conversation courriel

Envie d’essayer? Partagez votre résolution #ProfessionVoyages

(Source: Profession Voyages)